Wydaje się, że odpowiedzialność biura rachunkowego nie powinna budzić wątpliwości. Klienci powierzają prowadzenie swojej księgowości w zaufaniu, nie weryfikują też bieżącego działania biura rachunkowego (a często nie są w stanie tego robić, ponieważ nie mają odpowiedniej wiedzy). Nie jest to jednak zagadnienie tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać wielu osobom, które korzystają z tego typu usług.

Pisząc o prowadzeniu księgowości, mam na myśli zarówno usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak również prowadzenie ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych, a także sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych. Wielu przedsiębiorców nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych (w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości; Dz.U. z 2019 r. poz. 351), korzystają jednak z obsługi biura rachunkowego w zakresie pozostałych wymienionych czynności. Biura rachunkowe to z kolei przedsiębiorcy prowadzący działalność usługową w zakresie czynności wskazanych powyżej.

W polskim systemie prawnym zakres pojęcia odpowiedzialności prawnej jest niezmiernie szeroki. Możemy mówić o odpowiedzialności publicznoprawnej (a w jej ramach o odpowiedzialności karnej, administracyjnej czy podatkowej), jak również o odpowiedzialności prywatnoprawnej (cywilnej). Przez odpowiedzialność prawną należy rozumieć wszelkie przypadki stosowania przewidzianej przez prawo sankcji w związku z wystąpieniem sankcjonowanego zdarzenia przewidzianego przez normę prawną (np. kara pozbawienia wolności w przypadku odpowiedzialności karnej czy egzekucja komornicza w przypadku odpowiedzialności cywilnej).

W przypadku odpowiedzialności biura rachunkowego należy się przede wszystkim zastanowić, jaki typ odpowiedzialności w ogóle może się wiązać z prowadzeniem takiej działalności oraz wobec kogo biuro rachunkowe może taką odpowiedzialność ponieść.

Usługi świadczone przez biuro rachunkowe dotyczą w szczególności kwestii związanych z rozliczaniem podatków przez klientów takiego biura (prowadzenie ksiąg i ewidencji podatkowych, sporządzanie i składanie deklaracji, wreszcie – opłacanie należnych podatków). Błędy w zakresie rozliczeń mogą wiązać się m.in. z nieprawidłowym wyliczeniem należnej kwoty podatków, a w konsekwencji nieuregulowaniem ich w odpowiedniej wysokości czy niezłożeniem w terminie wymaganej prawem deklaracji podatkowej.

Każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że z punktu widzenia odpowiedzialności podatkowej oraz karno-skarbowej to on ponosi odpowiedzialność wobec właściwych organów – czyli ponosi sankcje czy negatywne skutki prawne błędów związanych z prowadzeniem jego księgowości. Taki stan rzeczy jest niezależny od tego, czy konkretne zdarzenie rodzące odpowiedzialność będzie wynikać z błędu lub zaniechania biura rachunkowego, które prowadzi księgowość takiego przedsiębiorcy.

Jeżeli chodzi o odpowiedzialność za regulowanie zobowiązań podatkowych, obowiązujące przepisy nie budzą żadnych wątpliwości: podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki¹. Z drugiej zaś strony brak jest przepisów, które rozszerzałyby taką odpowiedzialność na biuro rachunkowe, w przypadkach gdy zaległość podatkowa powstała z przyczyn leżących po stronie biura rachunkowego.

Również przepisy dotyczące obowiązku składania wymaganych prawem deklaracji są jasne. To podatnik ponosi odpowiedzialność (karno-skarbową) za jego niewykonanie². W takim przypadku przedsiębiorca może co prawda próbować wykazywać brak swojej winy (która stanowi przesłankę tego typu odpowiedzialności). Nie należy się jednak spodziewać, że powołanie się na błąd biura rachunkowego będzie stanowić argument, który pozwoli przedsiębiorcy uchylić się od odpowiedzialności.

Podsumowując, odpowiedzialność wobec właściwych organów za prawidłowe prowadzenie księgowości ponosi zawsze przedsiębiorca – niezależnie od tego, czy naruszenie wynikło z działalności biura rachunkowego, któremu powierzył prowadzenie swojej księgowości. Nie wyklucza to oczywiście poniesienia równoległej odpowiedzialności karnej przez podmiot prowadzący biuro rachunkowe. Poniesienie takiej odpowiedzialności przez ten podmiot nie zwalnia z odpowiedzialności przedsiębiorcy.

Takie podejście ma swoje uzasadnienie, wszak to przedsiębiorca dokonuje wyboru podmiotu, który będzie świadczył na jego rzecz usługi związane z prowadzeniem księgowości. W celu zabezpieczenia swoich interesów wybór taki powinien być dokonany starannie, a powierzenie prowadzenia księgowości powinno zostać zlecone podmiotowi, który jest w stanie wykazać odpowiednie kwalifikacje oraz doświadczenie.

Wielu przedsiębiorców, którzy korzystają z obsługi księgowej, może nie zdawać sobie z tego sprawy, jednak prowadzenie biura rachunkowego nie wymaga obecnie – z punktu widzenia formalnego – żadnych szczególnych kwalifikacji. Wynika to z deregulacji, która weszła w życie 10 sierpnia 2014 r.³ Wcześniej czynności z zakresu prowadzenia księgowości mogły być dokonywane przez osoby mające tzw. certyfikat księgowy (dokument wydawany przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, potwierdzający kompetencje zawodowe i uprawniający do podjęcia czynności z zakresu usługowego prowadzenia księgowości).

Obecnie biuro rachunkowe może prowadzić niemalże każdy. Jedynymi wymaganiami są:

• pełna zdolność do czynności prawnych,
• niekaralność w zakresie wskazanym przez ustawę,
• posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z sumą gwarancyjna ubezpieczenia, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, w wysokości równowartości w złotych 10 000 euro.

Z tego, że określony podmiot prowadzi biuro rachunkowe, nie należy wywodzić, iż podmiot ten jest w stanie w należyty sposób wykonywać tego typu usługi. W każdym przypadku – w celu zabezpieczenia się przed ewentualną odpowiedzialnością – przedsiębiorca powinien zweryfikować kompetencje biura rachunkowego, zanim rozpocznie z nim współpracę (np. sprawdzić, czy księgowy ma wykształcenie kierunkowe, czy przed wspomnianą deregulacją wydano mu certyfikat księgowy, ile ma lat doświadczenia zawodowego).

Jakie środki prawne przysługują przedsiębiorcy wobec biura rachunkowego, w przypadku gdy wskutek działań biura przedsiębiorca poniesie odpowiedzialność o charakterze publicznoprawnym?

Prowadzenie księgowości stanowi usługę, która jest wykonywana przez biuro rachunkowe na podstawie umowy z przedsiębiorcą. Za skutki działań lub zaniechań związanych z wykonywaniem takiej usługi przez biuro rachunkowe możliwe jest dochodzenie odszkodowania na podstawie art. 471 i n. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny; Dz.U. z 2019 r. poz. 1145; dalej: k.c. Zgodnie z tym przepisem dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Artykuł ten stanowi ogólną podstawę roszczeń odszkodowawczych związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań.

Aby uzyskać takie odszkodowanie, konieczne jest wykazanie przez przedsiębiorcę wielu okoliczności:

1. Należy wykazać, że biuro rachunkowe nie wykonało swojego zobowiązania wynikającego z umowy z przedsiębiorcą, którego obsługuje (np. nie złożyło deklaracji podatkowej w imieniu klienta do właściwego organu) albo wykonało je w sposób nienależyty (np. złożyło błędnie przygotowaną deklarację lub złożyło co prawda prawidłową deklarację, jednak po terminie).

2. Przedsiębiorca musi wykazać, jaką szkodę poniósł (np. kara nałożona przez organ, koszty obrony prawnej w postępowaniu wszczętym przez właściwy organ). Wykazana szkoda wyznacza również zakres odpowiedzialności biura rachunkowego wobec klienta (wysokość odszkodowania).

3. Kolejną przesłanką odpowiedzialności odszkodowawczej, którą powinien wykazać powinien klient biura rachunkowego, jest tzw. adekwatny związek przyczynowy. Konieczność wykazania tej przesłanki wynika z art. 361 § 1 k.c., zgodnie z którym zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. Adekwatny związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania a szkodą będzie miał miejsce, gdy:

• szkoda nie wystąpiłaby, gdyby nie doszło do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania;
• w konkretnym przypadku szkoda (np. zapłacenie kary lub grzywny przez przedsiębiorcę) jest typowym, normalnym następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania (np. złożenia przez biuro rachunkowe deklaracji podatkowej po terminie). Mimo że omawiana przesłanka wydaje się skomplikowana, jej wykazanie w tego typu sprawie (odszkodowanie za poniesienie sankcji w związku z nieprawidłowym prowadzeniem księgowości) nie będzie trudne.

4. Ostatecznie uzyskanie odszkodowania będzie wymagało wstąpienia na drogę sądową (jeżeli biuro rachunkowe dobrowolnie nie wypłaci odszkodowania). Podmioty prowadzące biuro rachunkowe zobowiązane są do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za zdarzenia związane z prowadzoną działalnością. W związku z tym możliwe jest też dochodzenie odszkodowania od ubezpieczyciela (w przypadku gdy suma gwarancyjna ubezpieczenia pokrywa wysokość dochodzonego roszczenia).

Podsumowując, mimo że biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności o charakterze publicznoprawnym wobec właściwych organów, może następczo ponieść odpowiedzialność o charakterze prywatnoprawnym (odszkodowawczą) wobec swojego klienta. Klient ten, mimo że pierwotnie sam poniesie odpowiedzialność wobec organów, będzie mógł ją skompensować poprzez uzyskanie stosownego odszkodowania.

Powyższe rozważania dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej dotyczą sytuacji modelowej. Strony mogą w umowie rozszerzyć lub do pewnego stopnia ograniczyć odpowiedzialność biura rachunkowego. Możliwości dotyczące uzyskania odszkodowania przez klienta mogą być więc warunkowane treścią łączącej strony umowy. Należy zadbać o to, by umowa z biurem rachunkowym była pod tym względem korzystna dla klienta. Możliwe jest też wprowadzenie wielu mechanizmów ułatwiających klientowi dochodzenie ewentualnych roszczeń (np. zastrzeżenie kary umownej).